Os pagamentos aos fornecedores devem ser feitos em dia para evitar multas por atrasos e outros prejuízos, como o desgaste da relação entre as partes. Para fugir dessa situação, é fundamental ter uma boa gestão do fluxo de caixa e ficar atento a uma série de questões.
Ao longo desta leitura, você verá 7 estratégias para otimizar os pagamentos junto aos fornecedores. Acompanhe!
1. Liste e registre todas as contas do condomínio
É importante listar a entrada de receita, definindo o que será destinado ao pagamento de fornecedores, funcionários e segurança, e o que ficará para o fundo de reserva do condomínio.
Para isso, registre todas as despesas e receitas, colocando-as em uma planilha. Ela será o seu fluxo de caixa e, a partir desse controle, você poderá acompanhar as receitas e os custos do empreendimento.
2. Cobre os inadimplentes
Um dos grandes transtornos da gestão de condomínios é a inadimplência dos moradores. Para manter as contas em dia, cobre-os e negocie sempre que for preciso. Isso ajudará a manter a saúde financeira do caixa.
3. Agende os pagamentos no banco
Para evitar esquecimentos que acarretam multas por atraso, use o agendamento eletrônico para as contas fixas, como luz, água e outros serviços. Você também pode optar por quitar as contas de fornecedores que dão descontos para pagamentos feitos com antecedência, garantindo uma economia para o empreendimento.
4. Negocie prazos
Pode acontecer de o condomínio passar por problemas financeiros momentâneos, o que é comum quando a taxa de inadimplência está alta. Nesses casos, o melhor a fazer é procurar o fornecedor e negociar um prazo maior.
Com essa atitude, você demonstra para seus fornecedores e credores que tem a intenção de pagar, além de mostrar que se trata de um problema passageiro.
5. Faça o acompanhamento diário do fluxo de caixa
Para evitar atrasos ou a possibilidade de comprometer o orçamento com despesas que não poderão ser pagas, é importante acompanhar de perto o fluxo de caixa, monitorando as projeções para pagamentos.
Assim, com relatórios precisos e atualizados, você consegue verificar se os registros financeiros correspondem aos valores reais disponíveis e passa a ter uma projeção de gastos e receitas em médio prazo.
6. Utilize uma ferramenta especializada
Fazer o controle de fluxo de caixa em planilhas pode abrir margem para erros. Por isso, o ideal é contar com a ajuda de um software de gestão.
Com ele, você tem uma maior visibilidade acerca dos números do condomínio, com informações seguras e corretas. Entre os benefícios da adoção da ferramenta estão a redução de custos, o aumento da lucratividade e o controle das operações da companhia.
Vale lembrar que é preciso considerar as necessidades do condomínio antes de contratar o sistema. Afinal, essa ferramenta deve ser uma facilitadora para a gestão das despesas e receitas, além de melhorar a produtividade da equipe e o compartilhamento de informações relevantes para os condôminos.
7. Conte com a ajuda de uma administradora digital
Contar com uma administradora on-line permite ter todos os serviços tradicionais para gerir o seu condomínio, incluindo a administração de despesas.
A Condofy é uma administradora totalmente digital e reinventou o modelo de fazer administração de condomínios. Não usamos papel em nenhuma parte dos processos, o que garante mais agilidade e eficiência às rotinas gerenciais de empreendimentos de uso comum.
Como vimos ao longo desta leitura, fazer os pagamentos aos fornecedores de forma organizada e dentro dos prazos é possível com ações estruturadas. Isso inclui a ajuda de uma administradora de condomínios digital.
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