Gestão

Gestão de contratos: 3 dicas essenciais para o condomínio

A gestão de contratos consiste em uma das maiores preocupações dentro de um condomínio. Isso porque o contrato é um documento que garante a segurança jurídica entre os colaboradores e moradores. Quando não é criado de maneira eficiente, pode ocasionar prejuízos para os envolvidos.

Entretanto, o maior problema está no fato de a gestão de contratos de condomínio relacionar um conjunto de informações. Isso porque engloba pessoas e diversas instituições que apresentam algum tipo de relação com a empresa.

Sendo assim, é preciso saber trabalhar com os dados de origem e que apresentam finalidades diferentes, além de ter uma boa administração para fazer consultas posteriores e antecipar renovações. São práticas essenciais para o sucesso e controle do condomínio.

Então, continue a leitura e veja 3 dicas essenciais de gestão de contratos!

1. Revise muito bem o contrato antes de assinar

Vários condomínios não lembram que a revisão dos contratos já assinados também faz parte de uma boa gestão. Afinal, pode haver parcerias antigas ou que não correspondem mais às necessidades do mercado.

A avaliação constante de contratos ajuda a identificar pontos que podem ser modificados. Além do mais, essa é uma maneira de se manter ciente das datas e aperfeiçoar os processos de negociação, como ocorre nos casos de renovação automática de prestação de serviços.

É necessário destacar que, na renovação automática, também podem existir alterações de preços. Portanto, saber quando e como vai acontecer esse processo ajuda a melhorar os gastos do condomínio.

2. Mantenha a organização para tomar decisões

Perder papéis ou demorar muito tempo para achá-los costuma ser recorrente em condomínios. Isso ocorre, principalmente, quando todos os contratos são físicos e ficam guardados em diferentes pastas.

Ao preferir uma solução que facilita a gestão de contrato de maneira digital, a análise de todo o processo fica mais eficiente. Dessa maneira, os envolvidos conseguem renovar a assinar os documentos com agilidade.

A gestão de contratos digital é capaz de diminuir a necessidade de espaço físico e evitar a deterioração das informações. Isso resulta em grande economia e otimização de recursos para o condomínio.

3. Zele pelo cumprimento das metas e prazos

Outro aspecto primordial é o cumprimento dos prazos estabelecidos para o envio e a entrega de serviços e produtos. Esse é um problema que pode afetar drasticamente o desenvolvimento das atividades do condomínio.

Atrasos repetidos podem levar os moradores e fornecedores a rescindir o contrato ou a buscar os seus concorrentes em vez de renovar com seu estabelecimento.

Para cumprir os prazos, é indicado que o responsável elabore um cronograma com a colaboração de todos os funcionários envolvidos com o projeto de gestão. Eles poderão determinar um tempo para realizar as obrigações.

A Condofy é capaz de ajudar em sua gestão de contratos por ser uma administradora digital de condomínio. Para prover todos os serviços tradicionais, tudo é realizado pela internet e sem a necessidade de uso de papel ou documento físico. Logo, é uma empresa que pode facilitar diversos processos, de forma eficiente e ágil.

Nosso artigo foi esclarecedor? Ficou com alguma dúvida ou gostaria de ter mais informações? Entre em contato conosco! Será um prazer atender você!

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