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Como elaborar a ata de reunião de condomínio? Confira 4 boas práticas

A ata de reunião de condomínio é um importante documento para validar as ações do síndico e funciona como prova do que foi decidido durante as assembleias. Sendo assim, precisa ter todos os dados a respeito da reunião, as deliberações e as tarefas destinadas a cada participante.

Nesse sentido, é necessário saber todas as normas de reunião e o papel dos envolvidos. Muitos secretários de condomínio não participam da assembleia, enquanto outros produzem as atas e contribuem para o debate.

Continue a leitura e saiba como elaborar a ata de reunião de condomínio!

1. Marque a assembleia com antecedência

É indicado que o síndico agende a assembleia de condomínio com alguns dias de antecedência. Essa convocação precisa ser efetuada por um meio que garanta que cada condômino foi avisado a respeito da reunião.

É necessário destacar que o proprietário da unidade precisa ser convocado, mas isso não impossibilita que a notificação seja entregue no próprio imóvel.

2. Certifique a regularidade de representação e direito de voto de cada condômino

É essencial que o síndico ou o presidente escolhido verifique se cada um dos presentes pode votar durante a assembleia. Dessa forma, precisa:

  • saber se o condômino realmente é o dono do imóvel;
  • caso o indivíduo não seja o proprietário, verificar se ele apresenta um documento assinado pelo responsável para que possa representar o dono na assembleia;
  • verificar se a pessoa cumpriu com todas as suas obrigações condominiais, visto que inadimplentes perdem o direito de voto na reunião.

3. Respeite a pauta do dia

Todos os assuntos que estiverem presentes na carta de convocação precisam ser discutidos e decididos durante a reunião.

O presidente ou o síndico da sessão não podem eliminar ou inserir temas no dia. Principalmente incluir, visto que qualquer deliberação a respeito de assunto que não esteja presente na convocação pode ser anulada por decisão judicial, a pedido dos outros condôminos.

4. Eleja o secretário e o presidente para a reunião

Mesmo que seja recorrente a atuação do síndico como presidente nas assembleias, seu papel é selecionar alguém para presidir o ato. Contudo, não existindo voluntários para assumir tal responsabilidade, ele mesmo poderá conduzir a sessão.

O presidente deve escolher um dos condôminos para secretariar a ação, reduzindo a termo tudo o que for decidido. O secretário redigirá a ata, sendo que esse documento precisa ter:

  • data e hora de início da reunião;
  • o local onde foi elaborada;
  • quem presidiu;
  • quem foi o secretário (a);
  • início após primeira ou segunda convocação;
  • nomes ou números das unidades representadas pelos presentes;
  • eventual presença de condômino impossibilitado de votar;
  • resumo objetivo, claro e exato das decisões tomadas na assembleia;
  • resumo dos assuntos discutidos durante a reunião;
  • sugestão de temas para pautas posteriores;
  • apontamentos e possíveis discordâncias;
  • assinaturas dos presentes.

Portanto, ao seguir todas as recomendações e sugestões durante a criação da ata de reunião de condomínio, a possibilidade de ela ser negada por decisão judicial é nula e, além do mais, o responsável terá cumprido a sua importante função. Lembre-se de que a ata precisa ficar pronta e apta para ser assinada no final da assembleia, evitando possíveis debates sobre sua veracidade.  

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