A ata de reunião de condomínio é um importante documento para validar as ações do síndico e funciona como prova do que foi decidido durante as assembleias. Sendo assim, precisa ter todos os dados a respeito da reunião, as deliberações e as tarefas destinadas a cada participante.
Nesse sentido, é necessário saber todas as normas de reunião e o papel dos envolvidos. Muitos secretários de condomínio não participam da assembleia, enquanto outros produzem as atas e contribuem para o debate.
Continue a leitura e saiba como elaborar a ata de reunião de condomínio!
1. Marque a assembleia com antecedência
É indicado que o síndico agende a assembleia de condomínio com alguns dias de antecedência. Essa convocação precisa ser efetuada por um meio que garanta que cada condômino foi avisado a respeito da reunião.
É necessário destacar que o proprietário da unidade precisa ser convocado, mas isso não impossibilita que a notificação seja entregue no próprio imóvel.
2. Certifique a regularidade de representação e direito de voto de cada condômino
É essencial que o síndico ou o presidente escolhido verifique se cada um dos presentes pode votar durante a assembleia. Dessa forma, precisa:
- saber se o condômino realmente é o dono do imóvel;
- caso o indivíduo não seja o proprietário, verificar se ele apresenta um documento assinado pelo responsável para que possa representar o dono na assembleia;
- verificar se a pessoa cumpriu com todas as suas obrigações condominiais, visto que inadimplentes perdem o direito de voto na reunião.
3. Respeite a pauta do dia
Todos os assuntos que estiverem presentes na carta de convocação precisam ser discutidos e decididos durante a reunião.
O presidente ou o síndico da sessão não podem eliminar ou inserir temas no dia. Principalmente incluir, visto que qualquer deliberação a respeito de assunto que não esteja presente na convocação pode ser anulada por decisão judicial, a pedido dos outros condôminos.
4. Eleja o secretário e o presidente para a reunião
Mesmo que seja recorrente a atuação do síndico como presidente nas assembleias, seu papel é selecionar alguém para presidir o ato. Contudo, não existindo voluntários para assumir tal responsabilidade, ele mesmo poderá conduzir a sessão.
O presidente deve escolher um dos condôminos para secretariar a ação, reduzindo a termo tudo o que for decidido. O secretário redigirá a ata, sendo que esse documento precisa ter:
- data e hora de início da reunião;
- o local onde foi elaborada;
- quem presidiu;
- quem foi o secretário (a);
- início após primeira ou segunda convocação;
- nomes ou números das unidades representadas pelos presentes;
- eventual presença de condômino impossibilitado de votar;
- resumo objetivo, claro e exato das decisões tomadas na assembleia;
- resumo dos assuntos discutidos durante a reunião;
- sugestão de temas para pautas posteriores;
- apontamentos e possíveis discordâncias;
- assinaturas dos presentes.
Portanto, ao seguir todas as recomendações e sugestões durante a criação da ata de reunião de condomínio, a possibilidade de ela ser negada por decisão judicial é nula e, além do mais, o responsável terá cumprido a sua importante função. Lembre-se de que a ata precisa ficar pronta e apta para ser assinada no final da assembleia, evitando possíveis debates sobre sua veracidade.
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