Gestão

Como funcionam os tipos de prestação de contas em condomínios?

Uma boa gestão envolve uma série de rotinas que precisam de cuidado e atenção para que não ocorram erros, como a prestação de contas em condomínio, por exemplo. Assim como qualquer processo administrativo, esse gerenciamento exige transparência para evitar problemas maiores.

Nessa prestação existem vários modelos de relatórios que devem ser apresentados, confirmando, assim, todas as movimentações.

Você quer entender melhor o assunto? Continue a leitura deste post!

Como a tecnologia mudou a prestação de contas?

Antigamente, era necessário apresentar um calhamaço de papéis com todos os demonstrativos que estavam sujeitos a erros nos cálculos ou, até mesmo, a perda de documentos importantes.

Com o uso de planilhas e principalmente aplicativos, fazer esse tipo de demonstração ficou não só mais acessível e seguro, como confiável. 

Os condomínios que ainda usam demonstrações em papel estão bem atrasados em relação a essa tecnologia e podem até enfrentar problemas na hora de resolver alguma incoerência nas informações prestadas.

Quais são os principais elementos da prestação de contas em condomínios?

Uma prestação de contas é feita por demonstrativos que mostram como foi a movimentação de verbas no período. Destacamos aqui as mais usadas.

Relatório de orçamento

O orçamento reúne tudo o que foi planejado no início da gestão e a comparação com os gastos atuais, avaliando as diferenças entre os gastos previstos e os reais.

Esse relatório é importante para avaliar se não estão ocorrendo desvios no plano de administração original que possam prejudicar o condomínio a longo prazo, como gastos com problemas que não são prioridade, enquanto outras questões passam a se tornar urgentes.

Demonstrativo de despesas

As despesas devem ser indicadas com clareza, mostrando todos os custos do condomínio. Esse demonstrativo deve conter todos os gastos, além das notas fiscais e dos contratos de serviço que confirmem os valores em uma conferência. Sem esses documentos, a prestação de contas pode ser invalidada.

Para uma melhor organização, as despesas podem ser classificadas em três categorias:

  • fixas: folhas de pagamento, contratos, seguros e demais contas que têm o mesmo valor todos os meses;
  • variáveis: manutenções, algum tipo de consumo ou gasto cujo valor pode mudar entre um mês e outro;
  • extras: consertos extraordinários ou qualquer outro custo não programado.

Relatório de receitas

Além dos gastos, uma prestação de contas deve apresentar todos os valores recebidos: os pagamentos feitos pelos moradores, além dos valores de multas por atraso ou de taxas de aluguel de espaços comuns, como o salão de festas.

Métrica de inadimplência

A inadimplência é um fator importante e que deve ser acompanhado cuidadosamente. Para isso, são confeccionados relatórios com métricas relevantes sobre o assunto, que podem ser porcentagens, índices ou gráficos.

Isso ajuda a ter uma visão mais ampla do problema e a entender a necessidade de ações que incentivam a realização do pagamento em dia.

Agora que você já sabe como é feita a prestação de contas em condomínios e como a tecnologia pode facilitar esse trabalho, que tal pensar em adotar um sistema digital? O software da Condofy oferece além da gestão de pagamentos e do serviço especializado que vai além do controle contábil, uma administração inteligente que facilita a comunicação entre síndico e moradores.

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