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Como a administradora deve ajudar na rotina do condomínio

Vamos começar acalmando os ânimos: síndico(a) não é substituído pela administradora. O representante legal do condomínio tem a responsabilidade de, em conjunto com a administradora, manter o prédio funcionando com direitos e deveres em dia.

Arrecadar as taxas, administrar os pagamentos, intermediar conflitos e claro, valorizar cada vez mais o seu patrimônio estão entre as atividades de um síndico(a). É importante deixar claro que a administradora não pode e não deve tomar decisões sobre o condomínio. O real papel da administradora é ser o melhor apoio para que a administração do prédio seja feita com primórdio, auxiliar o síndico(a) para que  seu tempo seja aproveitado da melhor forma possível – tanto no que diz respeito ao condomínio como em ajudá-lo a liberar tempo para sua vida pessoal (ou até profissional se não estamos tratando de um síndico(a) profissional).

Recebemos muitas perguntas sobre como administradora de fato deve cumprir o seu papel – síndicos(as) e condôminos estão na nossa caixa de entrada diariamente para entender se estão tendo um serviço justo.

Portanto, este artigo é para esclarecer dúvidas que recebemos e que também podem ser suas. Além claro, de abrir espaço, para que você também possa enviar a sua pergunta para ajudarmos o maior número de pessoas na rotina do condomínio.

E antes de começarmos é importante ter claro que a entrega da administradora para o condomínio estão registradas e acordadas no contrato assinado na contratação do serviço. Consulte o contrato do seu condomínio para entender o papel de cada parte na gestão do seu condomínio.

Síndico profissional x não profissional

O papel do síndico(a) no Brasil existe desde 1964. Mas a regulamentação da profissão não existe há mais de cinco anos. É comum termos situações em condomínios em que nenhum morador quer, ou tem tempo, para assumir as responsabilidades que competem a este posto. Os moradores a partir de então, buscam um profissional para assumir a posição.

O caso, ainda mais comum, é o síndico não profissional que é um morador do condomínio e pode – ou não – receber remuneração pela função.

Normalmente o cenário é bem oposto: ou condomínios com muitas torres ou no caso de pouquíssimas unidades é que síndicos profissionais são acionados.

A questão é que a responsabilidade não difere em nada. Ou melhor, pode até aumentar levando em conta que o síndico profissional não é afetado pelas mudanças que implementar em sua gestão (diretamente, é claro) como aumento na arrecadação ou desvalorização do imóvel, caso aconteça.

Independente se a escolha foi síndico(a) profissional ou não, a administradora faz parte do cenário já que um não assume o papel do outro como já falamos. Normalmente, a parte de cobrança e recrutamento de pessoal nenhum tipo de síndico(a) assume, sendo assim, essas são responsabilidades da administradora.

Sugerimos que antes de tomar essa decisão, os moradores devem pesquisar sobre a atuação profissional do síndico(a), relacionamento com moradores e funcionários e ainda checar a situação do patrimônio deste profissional.  Imagine que na situação do síndico(a) morador, caso hajam falhas e estas forem levadas à justiça, é possível dispor de seus bens, como a sua unidade. No entanto, no caso do síndico profissional não contar com nenhuma garantia possível, como o condomínio ficará caso haja um grande furo nas suas finanças?!

Conte com a ajuda da administradora para deixar claro as funções de cada parte, auxiliar na resolução dos problemas que aparecem na rotina de um síndico e claro, tirar dúvidas – seja você condômino ou síndico(a) – para tudo ser extremamente transparente e ético.

Transparência de todos os lados

E por falar em transparência, esse é um papel extremamente importante de ambos os lados: síndicos(as) e administradora.

Não é só uma dúvida que recebemos, mas antes do condomínio virar nosso cliente, alguns nos procuram com suspeitar sobre a transparência do síndico para com as contas e dinheiro do condomínio.

Já falamos aqui que a prestação de contas, segundo conforme o artigo 1.348 do Código Civil, é obrigatória por parte do síndico(a) anualmente. Normalmente elas tendem a acontecer mais rapidamente, por influência também dos demais condôminos.

A administradora pode ajudar (e muito) o síndico(a) neste caso. Há quem coloque o balancete no boleto mensal, quem use o mural de recados e informações para dispor esse tipo de dado ou ainda o site/sistema/aplicativo que deixa tudo extremamente transparente para todos os lados.

Aqui na Condofy, nosso aplicativo além de demonstrar os valores do mês em tempo real, constrói gráficos simples para avaliar se os custos estão conforme o esperado ou não. E ainda discrimina todo e qualquer serviço realizado por parte do condomínio para que ninguém tenha dúvidas. Veja um exemplo da tela abaixo.

Se administradora negar acesso a algum tipo de informação, demorar mais que o normal para disponibilizar, criar algum tipo de regra para que os moradores tenham acesso aos valores, desconfie e questione.

Contas em dia, mente tranquila

Vamos compartilhar um caso real com você para que entenda que nem sempre o óbvio é óbvio quando se trata de administrar um condomínio, mesmo quando administradora tem anos de tradição no mercado.

Há algumas semanas atrás recebemos o contato de uma síndica, desesperada com o que havia acabado de acontecer no seu condomínio:

A conta de água do mês anterior não foi paga pela administradora, por um falha interna – segundo a própria administradora – e só informaram o condomínio quando a síndica perguntou.

Resultado? Dívida acumulada, uma situação extremamente constrangedora da síndica para os condôminos, falta de confiança no serviço da tradicional administradora e alerta vermelho: será preciso usar o fundo de reserva para manter as contas em dia.

A transparência, que citamos anteriormente, é imprescindível em todos os momentos da relação administradora-síndico(a)-condôminos.

Uma das funções da cota condominial é justamente ter dinheiro suficiente do condomínio para pagar todos os custos do condomínio. Ou seja, e projetada para cobrir todos os valores, todos os meses. É papel da administradora fazer esses pagamentos e do síndico(a) conferir se foram feitos.

Se isso já aconteceu com você, busque agora mesmo alternativas de administradoras. É um erro muito grave… e se hoje foi uma conta de água, amanhã pode ser a rescisão de um funcionários que custará muito se for esquecida.

Porém, se não for o seu caso se um serviço que comete erros do tipo… busque melhorar! Sugira o uso de aplicativos que mantenha todos informados sobre as contas 24/7. Assim, poupa tempo de todos e mente dorme tranquila a noite. A tecnologia pode transformar o seu condomínio, para saber mais, leia este artigo que escrevemos sobre o tema aqui.

Profissionalismo não é diferencial

Por fim, queremos deixar claro que a Condofy nasceu também por uma causa. Você não deve se acostumar com o absurdo.

Não aceite atrasos, desculpas, espera telefônica eterna, enrolação na resolução de problemas, pagar o boleto sem saber de fato o que está pagando em cada real daquele documento, falta de informação e transparência por parte da administradora (e algumas vezes por parte do síndico(a)) e por aí vai…

Administradoras e síndicos, juntos, podem transformar e valorizar cada dia mais o seu patrimônio. Profissionalismo deve ser o básico que este tipo de serviço deve entregar. Estude como está o mercado atual, entenda as melhores opções para o seu prédio e decida pelo serviço que realmente ajude na resolução de problemas de forma efetiva e eficiente. Bem como uma empresa parceira do síndico no que diz respeito a facilitar as atividades para serem feitas da melhor maneira possível.

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